דרוג:

קיבלתם על עצמכם משימת הפקת וארגון כנס, ואתם נחושים לעשות זאת על הצד הטוב ביותר. הבעיה היא ששדה המשחק אליו נכנסתם אינו פשוט להתמודדות כלל וכלל, שעה שארגון כנס מצריך ידע, מאמצים ולרוב גם לא מעט כספים. המאמר הבא מאגד עבורכם מספר טיפים חשובים שיכולים לעשות את ההבדל ולהביא לכך שתארגנו כנס מוצלח במיוחד.

הכול מתחיל מהמיקום

במידה לא מבוטלת, הצלחת כנסים וימי עיון תלויה במקום שבו הם נערכים. מבחינה גיאוגרפית, עליכם לדאוג שהאולם כנסים הנבחר יהיה נגיש ככל האפשר

לאחר החלטה על האזור הגיאוגרפי, יש לחשוב על המקומות בתוכו שיכולים להתאים לאופי האירוע, למאפייני החברה שעומדת מאחוריו ואפילו למטרות העיקריות של האירוע. ככלל, מומלץ להעדיף מקומות בעלי מראה מרשים ויוקרתי ככל האפשר, ולו מכיוון שהמקום הנבחר מהווה אחד מכרטיסי הביקור העיקריים של החברה העומדת מאחורי הכנס.

ארגון לוח הזמנים

בניגוד לאירועים משפחתיים, לכנסים ולאירועים עסקיים אין בהכרח "נוסחה" חד משמעית. המטרה שלכם בתור מארגנים צריכה להיות יצירה של לוח הזמנים הדינמי והמעניין ביותר שיש, תוך התאמה לחזון החברה ולמטרת האירוע. מן העבר השני, ברור שנדרש לשמור על מידה של רצינות לכל אורך הדרך. המלצה של רבים היא לשלב בין הרגעים המקצועיים לאלה הקלילים יותר, מה שיאפשר לאירוע להשיג את מטרותיו מצד אחד, בעוד האורחים ישמרו על רמת עניין ראויה לכל אורכו.

אוכל, שתייה ומה שביניהם

אנשים שמגיעים לכנסים לא מצפים לארוחות שפים, אך עדיין חשוב לבנות תפריט אוכל ושתייה מכובד, לכל אורך הדרך. משקאות אלכוהוליים דוגמת יין או שמפניה, למשל, כוללים בתוכם מידה לא מבוטלת של יוקרה וחגיגיות (ואף עשויים לתרום לקירוב הלבבות בין אורחי הכנס). גם אם לא מתכננים תפריט אוכל עשיר המחולק למנות ועוגות כמו באירועי חתונות ושמחות למשל, חשוב לבחור במאכלים איכותיים, המוכנים על ידי גורם מקצועי.

התנהלות ביום האירוע

גם אם הכנס שלכם נראה מוצלח במיוחד, עליכם להיות עם האצבע על הדופק לכל אורכו. הגיעו למקום האירוע מספר שעות לפחות לפני, לראות שהכול בסדר וללוות את הספקים בהכנות שלהם. זו הנקודה בה ניתן לבצע, יחד עם מנהל המקום, שורה ארוכה של בדיקות (למשל, מערכות התאורה או אמצעי הקרנת הסרטונים). רצוי להצטייד במספרי הטלפון של כל נותני השירותים, כאשר אפשרות מועילה אחת היא "להאציל סמכויות" בקרב אנשים אחרים המגיעים לכנס מטעם החברה.