דרוג:

כל העסקים, החברות והארגונים במדינת ישראל מחויבים ע"פ חוק להשתמש בפנקסי חשבוניות וקבלות. כמו כן, החוק מתאר אילו פנקסי קבלות יש להפיק ומהם הפרטים שצריכים להופיע בהם על סמך טיב העסק המדובר (עוסק מורשה, חברה בע"מ, עמותה וכדומה).

פנקס קבלות הוא מסמך משפטי/מסחרי שמתעד עסקת חליפין בין לקוח לבעל עסק. הקבלה הנמסרת ללקוח מהווה עבורו אסמכתא לרכישה ועבור בעל העסק אסמכתא על ביצוע המכירה. פנקסי קבלות כוללים שלושה העתקים, המקור: נמסר ללקוח, העתק ראשון נמסר לרשויות המס במידת הצורך, העתק שלישי נשאר אצל בעל העסק עבור תיעוד. את הקבלה מוציא בעל העסק לאחר שקיבל תגמול בעבור שירות או סחורה שנתן.

ניו ויזן מדיה- לעיתים תצא קבלה בעקבות חשבונית שנמסרה ללקוח ולעיתים, במידה והתשלום הוא מידי ובסמיכות להוצאת החשבונית, יוציא בעל העסק חשבונית מס/קבלה. חשבונית מס/קבלה תכיל בתוכה גם את מרכיבי החשבונית וגם את מרכיבי הקבלה.

במסמך הקבלה יפורט לאיזו חשבונית או חשבוניות הוא מתייחס, יפורט גם אופן התשלום שנמסר, האם שולם במזומן או בצ'ק, האם בכרטיס אשראי או בהעברה בנקאית. חשוב לדעת שקבלה בפני עצמה אינה מסמך שניתן להעביר לרשויות המיסים, חשבונית מס/קבלה לעומת זאת היא מסמך חוקי בגינו אפשר לבקש החזרי מע"מ בדוח ההוצאות החודשי של העסק.

על הקבלה להכיל את הפרטים הבאים (הפירוט מתייחס לעוסק מורשה):

שם העסק

מספר עוסק מורשה

שם הלקוח

כתובת

פרטי עסקה

סכום לתשלום

אופן ביצוע התשלום

פירוט התשלום

אישור תשלום

תאריך

חתימה.

את פנקסי הקבלות נהוג להדפיס בבתי דפוס, הקבלה שנמסרת ללקוח מודפסת על נייר רגיל, והעתקים על נייר כימי, שניתן לתלוש. הפנקסים ממוספרים בסדר עולה ומסייעים לבעל העסק באיתור עסקאות מהעבר. כמו כן, עסקים מסוימים בוחרים לעבוד עם קבלות/חשבוניות ממוחשבים ונעזרים בתוכנות הנהלת חשבונות.

גם באופן מודפס וגם באופן ממוחשב חשוב שיופיע כל הפרטים על העסקה בקבלות הנמסרות, במידה וחסרים פרטים רשויות המיסים עלולות לפסול את הפנקסים ולגבות קנסות עבור שנת הפעילות ולעיתים אף מספר שנים אחורנית. כדאי וראוי להתייעץ עם בעל מקצוע (הנהלת חשבונות/רואה חשבון) לפני הפקת הקבלות הסופית.

אחת הדוגמאות היא אנשי הוועד העולמי העובדים עם ניו ויזן מדיה באופן קבוע ומדפיסים אצלם, המון חומרים בכל שבוע למסעות הגיוס שלהם.