דרוג:

שירותי סריקה למשרד הדיגיטלי

כשארגון מקים ארכיון דיגיטלי והעובדים סורקים מסמכים (או שהוא נעזר בחברת סריקה חיצונית) הארגון יוצא נשכר במספר אופנים. הארגון חוסך בשטחי האחסון, חוסך בזמן המושקע מידי יום באיתור מסמכים המאוחסנים בקלסרים, וחוסך בכסף המתבזבז על תיוק המסמכים.

מעבר לארכיון דיגיטלי המשלב בתוכו מסמכים סרוקים, מאפשר למנהל הרשת לתת הרשאות ברורות למי מותר מה ואיך. בדרך זו אתם קובעים מי מהארגון יוכל לצפות במידע של הארגון, באיזו רמה, לאילו תיקיות, האם מותר לו לעדכן מסמכים, ליצור מסמכים חדשים, למחוק מסמכים וכדומה. ככה יוצרים מעגל אבטחה פנימי המוגן מריגול תעשייתי ומגינים על התכנים מפני מחיקה או שינוי בזדון.

סריקת מסמכים באמצעות סורק ושילובם בארכיון דיגיטאלי מבטיח זמינות מיידית של מסמכי הארגון ויכולת שליפה מהירה של כל מסמך שנוצר, נכנס, יצא (תלוי במדיניות הארגון בעיצוב פני הארכיון הדיגיטלי). לו הייתם זקוקים לחשבונית שהופקה באופן ידני (או תעודת משלוח) ולא נסרקה, הייתם צריכים לחפש אותה בתוך ג'ונגל מסמכים המפוזר בקלסרי הארגון.

כאשר המסמך הוא קובץ דיגיטלי, שליפתו היא קצרה, פשוטה ומהירה. סריקת מסמכים לקובץ דיגיטלי בר חיפוש המשולב במערכת ניהול מסמכים מקל על חיי המשתמשים ומאפשר להם לאתר את המסמך לפי פרמטרים קבועים במערכת החיפוש ושליפת המסמך באופן מיידי.

בנוסף לגיבוי השוטף והקבוע שהארגון מבצע מידי יום (או מספר פעמים ביום), מנהל הרשת קובע רולים (חוקים) ספציפיים לגיבוי מסמכי הארכיון הדיגיטלי הממוחשב. בדרך זו אתם שומרים על זמינות המסמכים בכל עת ומוודאים שמסמכים יהיו מוגנים מפני אובדן, נזק ופגיעה מכוונת.

לאחר ששלפתם את המסמך הרצוי ממערכת ניהול המסמכים שלכם, אתם יכולים לעשות איתו כמעט כל העולה ברוחכם (בהתאם להרשאות מנהל הרשת). ניתן לשלוח אותו במייל כפי שהוא, ניתן לערוך אותו (יש שמירה על גרסאות קודמות), ניתן לעצב אותו מחדש וכדומה. ברגע ששלחתם במייל וקיבלתם בחזרה עם שינויים, ניתן לתייק את המסמך שוב במערכת (כמובן בשם מתאים). 

לפרטים נוספים ניתן לפנות לסקאנבוק – דוקיומנטס שירותי סריקה מתקדמים.