האם פתרון ה- ERP עולה לכם יותר ממה שהוא שווה?

דרוג:

מאת: שמעון כהן, סמנכ"ל מכירות ושיווק בקבוצת Intentia, המייצגת בישראל את פתרון M3 של Infor לארגוני תעשייה והפצה

ארגונים יצרניים נמצאים תמיד בתהליך שינוי. יצרנים מטבעם רוצים לגדול והם מחפשים דרכים להרחיב את העסק שלהם. עובדה זאת מביאה לעלייתן של דרישות חדשות מפתרונות ה- ERP – דרישות שהמערכות הישנות לא בהכרח יוכלו לעמוד בהן. אם יש לכם פתרון ERP מהדור הישן, או כזה שפותח בתוך הארגון, דעו כי השינויים העסקיים והאתגרים החדשים במקום העבודה יאלצו אתכם להעריך מחדש את הפתרון הנוכחי שלכם.

אף אחד לא באמת רוצה להיכנס לתהליך המלחיץ, היקר והמטלטל שכרוך בשינוי פתרון ERP. יחד עם זאת, ברור כי לא תשיגו תוצאות מצוינות ללא כלים מצוינים לשיפור תהליכי פיתוח ועבודה. ברגע זה ייתכן שאתם לא חייבים לספק תוצאות מצוינות לכל הלקוחות שלכם, אבל סביר להניח שהלקוחות הגדולים שלכם ירצו  לעשות עסקים בצורה שונה, וככל שהתחרות גדלה, ייתכן שלא תהיה לכם ברירה אלא להחליף את פתרון ה- ERP שלכם בזמן הכי פחות נוח.

איך תדעו מתי הגיע הזמן לעשות שינוי?

מומחים טוענים כי הזמן הטוב ביותר לעשות שינוי הוא כאשר אתה צריך יותר ממה שהפתרון יכול להציע. אולם, אתם לא צריכים לחכות עד שהפתרון יאכזב אתכם כדי להחליף אותו.  בעוד שהמשתמשים מצליחים במידה כלשהי לעבוד סביב הפתרון המזדקן כדי לעשות את עבודתם, כבר אין סיבה עסקית להחזיק בפתרון ה- ERP  הישן כשהוא עוצר את הגידול ופוגע בחלקים חשובים של העסק.

איך מתקדמים?

הדבר הראשון שחשוב לעשות בעת בחירת פתרון הוא הגדרת הסוגיות העסקיות שהחברה מתמודדת עמן (הטריגר) וכן את סוג ורמת הביצועים הנדרשים על מנת להשיג תוצאות (המטרה). דונו בכך עם השותפים שלכם בשרשרת הערך, הן עם לקוחות והן עם ספקים, לפני שאתם עושים את הצעד הראשון. נסו להבין מהי הדרך הקולקטיבית שבה אתם עובדים כיום, והאם היא תאפשר לכם להשיג את המטרות בקצה שרשרת הערך שלכם, למען תוצאות משביעות רצון. לאחר מכן, חשבו מה אתם, השותפים שלכם והלקוחות שלכם צריכים לעשות במקום או בנוסף למה שאתם עושים היום. היכולות האלו צריכות להיות מפורטות בהצעות שתקבלו. התמקדו בתהליכים הספציפיים שבתעשיית המפתח לה אתם שייכים ובנקודות המבדלות של החברה שלכם.

אילו שאלות עליכם לשאול כאשר מגיע הזמן לשדרג או להחליף את פתרון ה- ERP שלכם?

·         האם אתם מוכנים לאמץ פתרונות מדף מוכנים ודרוכים המכסים את מרב הדרישות שלכם? אם כן, חפשו פתרון מבוסס Best Practice והיצמדו אליו ככל הניתן. מובטח לכם שתחסכו זמן יקר וממון רב.

·         הגדירו את כיסי ההתנגדות בארגון שלכם להחלפת הפתרון והקשיבו להם. יש להם בהחלט מה לומר לכם ויש לכם מה ללמוד מהם. נסו בתהליך מדוד להפוך אותם לידידי התהליך ולא למתנגדיו. אם החלטתם להחליף פתרון – אמרו זאת בריש גלי למען ידעו כולם.

·         החלטות בנוגע לחומרה צריכות להיות משניות למציאת הפתרון הכולל המתאים, ו- "sunk cost" לעולם לא יכולה להיות הסיבה להמשיך בדרך שלא מתאימה לצרכים העסקיים האמתיים של הארגון.

·         מצד התוכנה, במה השקענו וכמה השקענו? כמה רחוקים אנחנו מטכנולוגיה עכשווית ועדכנית? האם אנחנו יכולים להמשיך להרחיב או לשפר את התוכנה? האם יש צרכים מסוימים של התעשייה שעלינו לנהל "אוף-ליין" משום שפשוט איננו יכולים לפעול עם המארח הנוכחי? האם נקבל תמיכה הולמת עבורה בעתיד הקרוב?

·         האם אנחנו שומרים על קצב מתאים עם הביקושים בתעשייה – או יותר חשוב מכך, עם הדרישות בתעשייה?

בשלב הבא, מגיע הזמן להפנות את תשומת הלב שלכם לספק ולפתרון ERP פוטנציאליים. קחו בחשבון את השאלות הבאות:

·         בדקו מספר לקוחות של הספקים המוצעים. המשיכו רק עם אלו שיש להם ממליצים חמים – אין תחליף לשותף איכותי הדוחף אותך קדימה ו"שומר לך על הגב".

·         האם ההיגיון העסקי בפתרון ה- ERP תומך בדרך בה אנחנו עושים עסקים?

·         האם הדרך בה אנחנו עושים עסקים היום היא הדרך בה נצטרך לעשות עסקים מחר?

·         כיצד הספק תומך בפתרון?

·         מבחן עלות תועלת: האם העלויות של הפתרון החדש משתוות ליכולות שלו בפועל?

·         מהי עלות הבעלות (Total Cost of Ownership) של הפתרון למשך שנה, שלוש וחמש שנים. זכרו לקחת בחשבון גם עלויות תחזוקה ובררו אצל לקוחות דומים לכם כמה תשומות נדרשות לתחזק את הפתרון החדש. עלויות אלו עלולות לייקר משמעותית את עלות הבעלות של הפתרון שחברתם.

·         בדקו שהספק יציב כלכלית ותפעולית ושהוא יכול "לספק את הסחורה".

שיקולים נוספים שיש לקחת בחשבון:

·         בדקו את הצוות המוצע לכם! אין כמעט נושא אחר שיכול להשפיע על הצלחת הפרויקט. בדקו מהו הוותק של חברי הצוות, הן ביישום הפתרון והן אצל הספק שלכם.

·         מה לגבי פונקציונאליות ספציפית לענף התעשייה שלכם? הענף בו אתם פועלים הוא ייחודי והאתגרים רבים. הזמן שלוקח להגיע מקונספט ללקוח הוא קריטי להצלחתכם. על מנת להבטיח את התוצאות הטובות ביותר, עליכם לעבוד עם ספק אשר מבין את הענף בו אתם פועלים, לפני ולפנים.

·         האם תקבלו תמיכה? מצאו מיהו השותף של הספק שלכם והאם יש לו הבנה של הענף שלכם ברמה המתאימה – האם יש לו גם את הכלים וגם את הכישרון? שימו לב ליישומים הנוספים הזמינים, אשר מרחיבים את יכולות הליבה של הפתרון. שימו לב לרשת מומחי היישום – האם הם מהחברה האם או שותפים מוסמכים? מי מספק לכם תמיכה ומי יגיע אליכם בעת הצורך?  האם התמיכה ניתנת סביב השעון ובאזורי זמן שונים (במקרה שהחברה בינלאומית ובעלת אתרים סביב העולם)?

·         מהו יחס עלות/תועלת? במהלך ההערכה של הפתרון הנוכחי שלכם והתכנון העתידי, אתם ללא ספק כבר מבצעים חישוב של יחס עלות/תועלת באופן פורמלי ובלתי פורמלי. רוב החברות מתמקדות בחסכון כספי משום שהוא קל יותר לזיהוי ומשפיע ישירות על השורה התחתונה.

לסיכום, פתרון ה- ERP הנוכחי שלכם אולי נראה בעבר מושלם כאשר הוא הוטמע לראשונה, אבל הזמן חולף והצרכים משתנים. כאשר מה שיש לכם לא מספק את מה שאתם צריכים, עליכם לשקול את האלטרנטיבות ולשאול את השאלות הנכונות. בדרך זאת תוכלו להשיג פתרון ERP שהינו גמיש, בדיוק  כפי שאתם צריכים, פתרון אשר מאפשר לכם לנצל את הזמן שלכם בעבודה על נושאים בליבת העסק ולא בחיפוש אחר מידע או בניסיונות לגרום לפתרון שלכם לעבוד.